Tälle sivulle päivitetään seuran tietojen keräämisen ja säilyttämisen periaateet.

Värtsilän Kisan tietosuojaseloste

REKISTERINPITÄJÄ

Nimi : Värtsilän Kisa

Osoite: Värtsilän Kisa c/o Mirja Kinnunen, Mäkitie 33 A, 82655 Värtsilä

YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Nimi: Mirja Kinnunen, sähköposti mirja.ellen (ät) gmail.com

REKISTERIN NIMI

Värtsilän Kisan urheiluseura -rekisteri

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY TARKOITUS

Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa ja tapahtumia varten tarvittavat tiedot.

Tietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

-Jäsenrekisterin ylläpito, henkilö-, joukkue-/ryhmätiedot toiminnan johtamista varten.

-Tiedotus jäsenistölle sekä jäsenistölle tapahtuva muu postitus ja viestintä.

-Laskutusrekisteri jäsenmaksua ja muita velvoitteita varten

-vakuutusten hankintaa varten.

– kilpailutoimintaa varten

– seuratoimintaa varten mm. muistamiset, ansiomerkkejä, historian – ja tutkimustyötä varten

Tiedot kerätään vain siltä osin kuin se on välttämätöntä kunkin jäsenen harrastus-/kilpailutoimintaa osallistumiseksi, tiedottamisen toteuttamiseksi ja kilpailutoiminnan järjestämiseksi sekä seuran hallinnon hoitamiseksi. Lisäksi tietojen keruulla varmistetaan jäsenten oikeuksien ja velvollisuuksien toteutuminen.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

• Nimi, syntymäaika, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite.
• Jäsenen kotikunta
• Huoltajan/huoltajien yhteystiedot.
• Julkaisulupa/-kielto koskien valokuvia ja videoita.
• Suostumus henkilötietojen tallentamiseen.
• tarvittaessa merkintä rikostaustaotteen esittämisestä lasten kanssa toimimiseen.

Rekisteriin merkityllä jäsenellä on tietosuojalain mukaisesti oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan virheelliset tietonsa tai poistamaan tiedot.

Rekisteriin luovutetut ajantasaiset tiedot säilytetään jäsenyyden voimassaoloaika + 2 vuotta. Vuosittain tulostettava jäsenluettelo (sis. Tiedot: nimi, kotipaikka ja syntymäaika) säilytetään pysyvästi paperisena tulosteena. Hallituksen ja vastuuhenkilöiden nimet ja tehtävät säilytetään pysyvästi pöytäkirjoissa ja jäsenluettelossa. Seuran hallituksen sekä vuosikokouksien pöytäkirjat säilytetään kokonaisuudessaan pysyvästi.

Vakuutusyhtiön tapaturmiin liittyvät asiakirjat ja korvauspäätökset sekä niihin liittyvät henkilötiedot säilytetään 20 vuotta.

Kirjanpitoaineisto säilytetään vähintään 6 vuotta ja eu-rahoitteiset projektit niitä koskevien sääntöjen mukaisesti.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisterin tiedot saadaan jäsenien tai heidän huoltajiensa ilmoittamista tiedoista rekisteröitymisen/ilmoittautumisen yhteydessä. Kilpailu tulokset saadaan kilpailuista.

TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Rekisterin tietoja ei luovuteta seuran ulkopuolisille tahoille kuin silloin kun se on toiminnan takia ehdottoman välttämätöntä tai jäsenen oikeuksien toteuttamiseksi.

Jokaisella henkilöllä on oikeus kieltää tietojen luovuttaminen.

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Yhteyshenkilö tai toimihenkilöt/ryhmävastaavat säilyttävät tietoja henkilökohtaisella tietokoneella. Tiedot on varmistettu käyttäjätunnuksen ja salasanojen taakse.Rekisteristä voidaan tuottaa paperitulosteita, jotka säilytetään lukituissa kaapeissa.

Rekisteristä pysyvästi säilytettäväksi tulostetaan vuosittain jäsenluettelo, jossa näkyy jäsenen koko nimi ja kotipaikkakunta. Jäsen luettelo on julkinen.

Rekisterin käsittelyoikeus on vain siihen hallituksessa nimetyillä henkilöillä, kuitenkin aina seuran puheenjohtajalla ja sihteerillä sekä rahaston hoitajalla.

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivästystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön /huoltajan pyynnöstä oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, toiminnan tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

REKISTERITIETOJEN TARKISTAMINEN, KORJAAMINEN JA POISTAMINEN

Reskiteröidyllä on oikeus pyytää nähtäväksi tiedot, joita hänestä on tallennettu. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen oikaisua, korjausta tai poistamista. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumukset tietojen tallentamiseen ja valokuvaukseen.

VALITUSOIKEUS

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli hän katsoo, että tietosuojaa koskevaa sääntelyä on rikottu.